La verità su come scegliere il proprio translation vendor

Mettersi dalla parte del cliente per agire con successo nel mercato della traduzione      Tratto dall’articolo tradotto in italiano di Bernard Aschwanden

Per un’azienda che deve tradurre della documentazione è fondamentale scegliere il giusto partner linguistico. Scegliere bene per collaborare a lungo Come viene avviene il cammino che sfocerà  in una giusta decisione?  Memoria di traduzione - 1) Evitare i vendor che trasmettono la TM. Buona parte del valore di una traduzione risiede nella memoria di traduzione. Un vendor dovrebbe comunque fornire una TM, ma è opportuno concordare con lui le modalità d’invio. Richiedete sempre una copia personale delle TM. Evitate i vendor che non ve le trasmettono. Questa è la prima regola da seguire nella selezione dei translation vendor. Traduttori interni o vendor esterni – quando scegliere l’agenzia servizi “chiavi in mano” Sono numerosi i requisiti nel decidere se lavorare con traduttori interni o se affidare le traduzioni a un vendor esterno. Valutate tutte le opzioni e i relativi costi prima di prendere una decisione definitiva. • Calcolate i costi complessivi delle traduzioni con traduttori in-house (spesso sono molto onerosi se impiegati interni all'azienda - meno onerosi ma privi di certe garanzie se freelance occasionali) • Informatevi sul processo di gestione e sui costi delle traduzioni con risorse esterne (agenzie di traduzioni) Dovrete considerare anche altri fattori: la lunghezza complessiva del testo da tradurre, le procedure di gestione dei contenuti tecnici, le certificazioni necessarie, la corretta utilizzazione della memoria di traduzione e il desktop publishing. E' rarissimo che traduttore in-house   possa fornire tutti questi importanti servizi per la finalizzazione del vostro progetto. 2) Ricerca e valutazione delle società di traduzioni - 3) Conoscenza dell’intero team - 4) Analisi attenta dei siti Web delle agenzie - 4) Invio di domande precise - 5) Definizione di una short list - 6) Confronto delle risposte ottenute secondo la propria esigenza - 7) Pricing trasparente  - Analisi delle tariffe paragonate alle prestazioni offerte Come scegliere l’agenzia giusta? Può essere utile effettuare uno studio dei bisogni in anticipo. Non vi rivolgete a una singola persona, ma a un   team. Il team comprende: traduttori, addetti all’assicurazione qualità, project manager, desktop publisher ed esperti dei tool di traduzione. Oltre alla normale ricerca sui motori di ricerca (diffidate dei link a pagamento di Google che fanno apparire ai primi 3 posti della prima pagina 3 aziende solo perché hanno pagato e non perché hanno la competenza e valore di essere primi nel loro settore), esistono svariate possibilità: passaparola, gruppi d’appartenenza, articoli industriali e annuari aziendali online. Una volta redatto un elenco iniziale, dovrete obbligatoriamente snellire la presenza dei nominativi. Passate molto tempo sui siti web dei centri di traduzione che volete contattare. Cercate di farvi un’idea più chiara controllando: Referenze clienti Caratteristiche aziendali distintive Tempo di attività nel settore dei servizi di traduzione Dimensioni e organizzazione dell’organigramma Procedure reclutamento traduttori Disponibilità dei Project Manger Certezza dei tempi di consegna Contatti eventuali sul vs territorio o possibilità di incontri diretti Tools adeguati Garanzie di qualità Inviate dunque un’e-mail chiedendo informazioni. Nel caso alcuni centri non diano una risposta rapida o insufficiente e mal redatta, potrebbe essere più semplice ricorrere allo short-listing. Richiedere ai candidati di rispondere a un questionario. Le loro risposte vi aiuteranno a decidere se i servizi offerti sono in linea con le vostre esigenze. Quando avrete ottenuto tutte le risposte confrontatele tra di loro. Escludete dalla selezione i vendor che si dimostrano restii a fornire informazioni o che forniscono informazioni che non sono in linea con gli scopi aziendali. Potete cosi’ eliminare alcune agenzie prima di aver discusso dei costi. Costi Domande riguardanti le specifiche opzioni di costo disponibili: Quali sono le tariffe per parola? Sono previsti sconti per i match al 100% o fuzzy match? Cos’è incluso nelle tariffe standard (rilettura – revisione delle bozze prima della stampa, ecc)? Quando è possible che la tariffa aumenti o diminuisca (diversa tecnicità, volume, periodicità degli ordini)? Nonostante sia spesso considerato il criterio base per scegliere il fornitore linguistico il costo dovrebbe essere l’ultima cosa da considerare. Una volta che avete in mano i costi complessivi, assicuratevi siano inclusi tutti i servizi richiesti. Costo a parola e di progettazione Il costo più facilmente identificabile è quello a parola. Un altro costo riguarda le spese di progettazione: la configurazione del progetto, l’editing o la revisione che cambia a seconda del numero di persone che rielaborano materiale tradotto. Senza dimenticare il compenso assegnato al relativo project management. Questo flusso include la gestione dei file che vengono elaborati nel processo di traduzione, la tracciabilità e il controllo del progetto e della tempistica e lo status di progressione dell’ordine. Inoltre il vendor costituisce un contatto fondamentale tra il cliente e i traduttori. Il costo standard del PM è di circa il 15%. Quando la documentazione sarà stata tradotta potranno aggiungersi dei costi di layout e pubblicazione. Uno degli ultimi costi da considerare riguarda la revisione del testo tradotto. In alcuni casi il traduttore non è un totalmente esperto dell’argomento. Pertanto il testo necessiterà di un’ulteriore revisione da parte di uno specialista. Col tempo, il vendor dovrebbe essere in grado di farvi risparmiare sui costi di traduzione usufruendo della TM e migliorare sempre più la qualità dei resi attraverso l’affinamento dei glossari tecnici e del vostro gergo aziendale.